Günter
Schwann

    vogel@sbox.tugraz.at

Ursprünglicher Autor
Cornelius
Schumacher

    schumacher@kde.org

Zusätzliche Texte
Klaus
Stärk

    staerk@kde.org

Zusätzliche Texte
Eric
Bischoff

    e.bischoff@noos.fr

Bearbeitung
Klaus
Stärk

    staerk@kde.org

Deutsche Übersetzung

Diese Version des &korganizer; Workshops zur Gruppen-Terminplanungwurde am 17. Oktober 2002 veröffentlicht. Die ursprüngliche Version dieses Workshops wurde am 14. Juni 2002 veröffentlicht. Veränderungen zwischen den verschiedenen Versionen können im `ChangeLog` nachgelesenwerden.

kdepim
KOrganizer
KOrganizer Workshop
Gruppe
Terminplanung
2002-10-17
3.1

# &korganizer; Workshop: Gruppen-Terminplanung

## Übersicht

Seit Version 3.0 unterstützt &korganizer; die Gruppen-Terminplanung. Dasbedeutet, dass Sie mit &korganizer; Aufgaben und Termine auch für Arbeitsgruppen verwaltenkönnen. Die Gruppen-Terminplanung basiert dabei auf einer Peer-to-peer-Architektur. AlsKommunikationsmedium kommt der E-Mail-Dienst zum Einsatz.

Wenn Sie beispielsweise eine Besprechung organisieren möchten, dann erstellenSie für dieses Ereignis einen Eintrag in &korganizer; und fügen dem Eintrag alleTeilnehmer hinzu, die daran teilnehmen sollen. Dazu greifen Sie ganz bequem auf das &kde;-Adressbuch zu - entweder per Dialog oder indem Sie den Teilnehmer per Mausklick von &kaddressbook; auf den Termin ziehen. Anschließend genügt ein Klick auf die Funktion Anfordern und schon wird die Einladung zurBesprechung per E-Mail an die Teilnehmer verschickt. Die Empfänger dieser E-Mail erhalten nunalle relevanten Informationen zu Ihrer Besprechung und - vorausgesetzt, dass das E-Mail-Programm &kmail; der Empfänger korrekt eingerichtet ist - finden denempfangenen Termin nun auch in ihrem &korganizer; wieder. Die angeschriebenen Teilnehmerkönnen unterschiedlich auf Ihre Einladung antworten: sie können es entwederakzeptieren oder ablehnen - aber auch die Erstellung eines Gegenvorschlages ist möglich. DieAntwort der Empfänger wird wiederum per E-Mail an den ursprünglichen Absenderzurückgeschickt und in seinem &korganizer; aktualisiert.

Ein weiteres Beispiel: Sie spielen in einer Musikgruppe und geben von Zeit zuZeit auch Live-Konzerte. Um Ihre Fans über aktuelle Informationen zu Ihren Auftritten zuinformieren, unterhalten Sie eine entsprechende Mailingliste. Wenn Sie nun &korganizer; dazuverwenden, um Ihre Konzertdaten zu verwalten, dann markieren Sie das entsprechendeKonzert, klicken auf das Symbol zum Publizieren, fügen die E-Mail-Adresse derMailingliste hinzu und schon wird die Information zu Ihrem Konzert verschickt. Diejenigen Leuteaus Ihrer Mailingliste, die ebenfalls &korganizer; verwenden, finden beim Empfang derNachricht automatisch einen entsprechenden Eintrag in &korganizer; wieder.

Selbstverständlich haben Sie in allen Fällen die volle Kontrolle über dieInformationen, die tatsächlich in Ihren &korganizer; wandern. Sie können Kalenderinformationen,die nicht direkt für Sie bestimmt sind oder die Sie auch nicht interessieren ebensoablehnen, sodass kein Eintrag in &korganizer; vorgenommen wird.

Die Gruppen-Terminplanung von &korganizer; orientiert sich an offenen Standards:iTIP (RFC 2446) und iMIP (RFC 2447). Diese Standards basieren auf iCalendar,das auch gleichzeitig das Standard-Dateiformat von &korganizer; ist. Durch die Verwendungdieser Standards für die Gruppen-Terminplanung ist es möglich, Termine fürArbeitsgruppen auch dann zu organisieren, wenn Ihre Partner andere Anwendungen verwenden, die die genannten Standards ebenfalls unterstützen, so zum Beispiel Evolution oderOutlook.

## &korganizer; Gruppen-Terminplanung einrichten

In der Einrichtung für &korganizer; existieren zwei Karteireiter, die für dieGruppen-Terminplanung von Interesse sind. Im ersten Bild hier sind die Angaben zu Ihrem Namen undIhrer E-Mail-Adresse einzugeben. Weiterhin sind Angaben zu Ihrer E-Mail-Software zumachen.

Einrichtung von &korganizer;

Im Reiter Gruppenplanung können Sie Angaben zu Ihrem E-Mail-Programm machen. Unter Planer - E-Mail-Programmsollten Sie den Eintrag Mail-Programm wählen, da die Option Dummy nur für Testzwecke gedacht ist. Unter Planer-Nachrichten definieren Sie, ob Ihre Termine zunächstin den Postausgang gelegt oder aber direkt an die Empfänger verschicktwerden sollen. Falls Sie über eine Wählverbindung mit Ihren Partnern kommunizieren, soempfehlen wir hier den Eintrag in Postausgang - in lokalen Netzenoder permanenter Internetverbindung sollten Sie dagegen direktsenden eintragen.

Die Option in Postausgang hat den Vorteil, dass Sie Ihre Nachrichten nochmals überprüfen können, bevor Sie sie abschicken. Im Feld zusätzliche E-Mail-Adressen sollten Sie alleE-Mail-Adressen eintragen, die Sie in Ihrer E-Mail-Kommunikation verwenden. Falls Sie nur übereine einzige E-Mail-Adresse verfügen, so lassen Sie dieses Feld leer.

Einrichtung von &korganizer;

Der letzte Schritt, bevor Sie gleich ein funktionsfähiges Werkzeug für die Gruppen-Terminplanung haben, ist die Einrichtung eines Filters für Ihr E-Mail-Programm. Dieser Filter leitet jede Mail an ein kleines Skript namens korganizerIn weiter. Dieses Skript wird standardmäßig mit &korganizer; mitgeliefert und befindet sich im selben Ordner wie das &korganizer;-Programm selbst (also zum Beispiel im Ordner `/opt/kde3/bin/`). Im hier gezeigten Bild sehen Sie ein Beispiel für die Filter-Einrichtung an Hand des &kde; E-Mail-Programms &kmail;.

Filter für &kmail;

## Termine mit &korganizer; planen, Beispiel #1

Um ein Ereignis für eine Gruppe zu organisieren, erstellen Sie ein gewöhnlichesEreignis in &korganizer; und fügen Sie alle Teilnehmer über den Reiter Teilnehmer hinzu. Die einfachste Art, einen Teilnehmer auszuwählen, ist die Verwendung der Schaltfläche "Adressbuch" und einen Teilnehmer aus dem &kde;-Adressbuch (&kaddressbook;) auszuwählen.

Die Rolle eines Teilnehmers beschreibt dabei, ob der gewählte Teilnehmer zum Beispiel Teilnehmer, freiwilliger Teilnehmer oder Leiter der Besprechung ist. Das Feld Status informiert Sie darüber, ob die Person die Teilnahme an der Besprechung akzeptiert oder abgelehnt hat. Achten Sie darauf, diese Optionen sorgfältig zu setzen.Versichern Sie sich auch, daß Sie die Option Antwort erbeten aktivieren, um von den Teilnehmern auch wirklich eine Antwort zu erhalten.

Teilnehmer

Sobald Sie das neue Ereignis erstellt haben, können Sie es in &korganizer; als Termin mit einem kleinen Pinguin-Symbol sehen (auf dem Bild unten als Termin Besprechung zu sehen). Das kleine Pinguin-Symbol bedeutet, dass Sie der Organisator der Besprechung sind.

Das Organisator-Symbol in &korganizer;

Um den Termin nun noch an die Teilnehmer zu versenden, klicken Sie auf den Termin, um ihn zu markieren, und wählen Sie dann aus der Symbolleiste oder dem Menü Planer die Funktion Publizieren. Nun erscheint ein Dialog, in dem Sie die Namen der Teilnehmer sehen, an die diese Besprechungsinformation verschickt wird. Sie haben an dieser Stelle nochmals die Möglichkeit, den Kreis der Empfänger zu verändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Nachricht - abhängig von den Einstellungen - direkt zu verschicken oder sie zunächst in den Postausgang zu stellen.

Einen Termin versenden

Die zweite Möglichkeit, eine Besprechungsnotiz an die Teilnehmer zu versenden ist die Anforderung einer Reaktion auf Ihre Einladung. Dazu markieren Sie wieder den Besprechungstermin und wählen dann aus dem Menü Planer die Funktion Anfordern. Für diese Aktion müssen Sie allerdings Organisator der Besprechung sein.

Wenn Sie &korganizer; so eingerichtet haben, dass ausgehende Nachrichten zunächst im Postausgang auf den Versand warten, so können Sie die anstehenden Nachrichten im Menü Planer unter Ausgehende Nachrichten sehen. Um die Nachrichten endgültig zu verschicken, klicken Sie auf die Schaltfläche Nachrichten senden. Ebenso haben Sie hier durch Klicken auf Entfernen die Möglichkeit,wartende Nachrichten zu löschen und damit den Versand zu unterbinden.

Planer - Ausgehende Nachrichten

Mit einem Doppelklick auf die wartende Nachricht sehen Sie die Details zur Nachricht:

Terminanzeige

## Termine mit &korganizer; planen, Beispiel #2

Nach einer Weile sollten Sie bereits erste Reaktionen auf Ihre Einladung aus Beispiel #1 erhalten. Um den Posteingang der Gruppen-Terminplanung zu öffnen, wählen Sie den Menüpunkt Ankommende Nachrichten aus dem Menü Planer. Um sicher zu stellen, dass sich alle eingegangenen Nachrichten im Posteingang befinden, klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche Nachrichten abholen.

Planer - Ankommende Nachrichten

Angekommene Nachrichten können Antworten, Gegenvorschläge, Anforderungen oder Publikationen sein. Eine uninteressante Nachricht können Sie durch Klicken auf Ablehnen zurückweisen.Wenn Sie die Schaltfläche Akzeptieren anklicken, so wird die Antwort des Teilnehmers in Ihren Kalender übernommen.

Planer - Ankommende Nachrichten

Falls Sie von einem Teilnehmer einen Gegenvorschlag erhalten und diesen akzeptieren, wird Ihnen der unten abgebildete Dialog angezeigt. Der Gegenvorschlag wird dann in Ihren Kalender aufgenommen. Gleichzeitig werden alle weiteren Teilnehmer von der Änderung des Termins informiert. Wenn Sie dagegen den neuen Terminvorschlag ablehnen, so bleiben Ihre Kalenderdaten unberührt.

Gegenvorschlag

## An einem Termin teilnehmen

Wenn Sie eine Einladung zu einer Besprechung erhalten (Anforderung oder Publizierung), so können Sie diesen Termin ganz einfach in &korganizer; übernehmen, indem Sie die Schaltfläche Akzeptieren anwählen. Wenn der Absender der Termininformation die Versandmethode Publizieren gewählt hat, ist von Ihrer Seite aus keine weitere Aktion erforderlich.

Planer - Ankommende Nachrichten

Wenn die Versandmethode des Absenders dagegen Anfordern war, so erkennen Sie dies am kleinen Symbol in der unteren linken Ecke des Termins. In diesem Fall müssen Sie dem Absender noch eine Terminbestätigung zukommen lassen.

Das Symbol für die Terminbestätigung in &korganizer;

Um alle Termine zu sehen, die noch eine Bestätigung benötigen, wählen Sie die Ansicht Was kommt als Nächstes?.

Was kommt als Nächstes?

Bevor Sie allerdings eine Antwort an den Absender schicken, sollten Sie Ihre Teilnehmerdaten anpassen:

Termin bearbeiten

Sobald Sie die Teilnehmerdaten aktualisiert haben, wird Ihnen bei der Termininformation ein Symbol mit drei Pinguinen angezeigt. Dieses Pinguin-Symbol bedeutet, daß Sie Teilnehmer dieses Termins sind. Um die Nachricht nun noch abzuschicken, markieren Sie den Termin und wählen aus dem Menü Planer den Menüpunkt Antwort.

Wenn Sie jedoch einen Gegenvorschlag machen möchten, so müssen Sie die Termindaten wählen und die Nachricht über das Menü Planer als Gegenvorschlag verschicken.

Das Symbol für einen Gegenvorschlag in &korganizer;

Eine andere Möglichkeit, auf die Einladung zu reagieren ist, die Funktion Antwortauszuwählen und im hier gezeigten Antwort-Dialog die Teilnehmerdaten anzupassen.

Antwort-Dialog

Wenn Sie zum Versenden Ihrer Nachrichten den Postausgang verwenden, dann können Sie die ausgehenden Nachrichten hier wiederfinden.

Planer - Ausgehende Nachrichten

Die dazugehörigen Details erhalten Sie wieder mit einem Doppelklick auf die entsprechende Nachricht:

Terminanzeige

## Mitwirkende und Lizenz

Mitwirkende:

Ursprünglicher Autor

  Günter Schwann vogel@sbox.tugraz.at

Zusätzliche Texte

  Cornelius Schumacher schumacher@kde.org

Zusätzliche Texte

  Klaus Stärk staerk@kde.org

Konvertierung in das Docbook-Format

  Eric Bischoff e.bischoff@noos.fr

Deutsche Übersetzung Klaus Stärk staerk@kde.org

&underFDL;